Einführung:
Die Unternehmensskandale in den USA (Enron, WorldCom) als auch in Deutschland (Siemens, Mannesmann) haben viele Unternehmen vor die Frage gestellt, wie strafrechtliche Verstöße bzw. Fehlentwicklungen in einem Unternehmen rechtzeitig erkannt werden können. Als wirksames vorbeugendes Instrument hat sich dabei das Whistleblowing-System herausgestellt. Whistle-Systeme ermöglichen es, Beschäftigten, bzw. je nach Ausgestaltung Dritten (z.B. Kunden), über ein bestimmtes Verfahren wie beispielsweise die Nutzung einer Telefon-Hotline (anonym) Informationen über Verhaltensweisen von Mitarbeitern des Unternehmens abzugeben, die nicht im Einklang mit dem Gesetz oder unternehmensintern Verhaltensregelungen (insbesondere Codes of Ethics) stehen. Durch den Erhalt dieser Informationen gewinnt das Unternehmen wichtige Zeit um „Fehlentwicklungen" intern entgegenzuwirken und gewinnt Handlungsspielraum, um zu reagieren, bevor ggf. z.B. staatliche Stellen aktiv werden.
Bedarfsanalyse:
Sinnvoll erscheint die Einrichtung eines solchen Systems bei einer Unternehmensgröße von mehr als 100 Mitarbeitern. Aber auch bei geringeren Betriebsgrößen kann ein solches System sinnvoll sein, wenn z.B. auch durch weniger Mitarbeiter größere Mengen Geld bewegt werden, etc.. Hier bedarf es einer Risiko-/ Bedarfsanalyse im Einzelfall.
Ausgestaltung:
Ziel sollte es im Rahmen des Systems sein, eine Anlaufstelle für vertrauliche Hinweise der Mitarbeiter auf potenzielle Verfehlungen von Kollegen und Führungskräften zu schaffen. Hierfür könnte eine Telefonnummer eingerichtet werden, unter der Anrufer ihre Bedenken äußern können oder ein Ombudsmann als Anlaufstelle angeboten werden. Die Anlaufstelle kann intern durch einen Compliance- Beauftragten (z.B. Rechtsabteilung, Organisationsabteilung) besetzt werden, oder es kann extern eine Anlaufstelle geschaffen werden. Insbesondere eine externe Anlaufstelle hat den Vorteil, dass Mitarbeiter eher den Kontakt suchen, da weniger Berührungsängste gegenüber einem neutralen Ansprechpartner bestehen. Als externer Ombudsmann kann z.B. ein Rechtsanwalt beauftragt werden, der eine Telefon-Hotline betreut. Dieser kann aufgrund seiner anwaltlichen Schweigepflicht den Anrufern auch zusichern, dass Meldungen diskret und vertrauensvoll, ggfs. anonym, behandelt werden. Übermäßige Kosten müssen bei einem Engagement eines externen Anwalts darüber hinaus nicht befürchtet werden, da der Anwalt z.B. auf Stundenbasis tätig werden könnte. Wird das Angebot einer Ombudsstelle damit nicht genutzt, entstehen dem Unternehmen ggfs. nur die Fixkosten der Einrichtung der Hotline.
Für die Gestaltung eines Whistleblowing-Systems sind darüberhinaus folgende Fragen zu klären:
- Interne / externe Anlaufstelle
- Art der Anlaufstelle (Telefon-Hotline, direkter Ansprechpartner)
- Einführung einer Meldepflicht für Mitarbeiter / freiwilliges Verfahren
- Zulassung von anonymen Anrufen
- Datenschutz der übermittelten Daten
- Beteiligung des Betriebsrates
- Ablaufplan / Organisation nach Eingang von Informationen
Fazit:
Die Einführung eines Whistleblowing-Systems dient der Stärkung der Compliance- Architektur in einem Unternehmen und schafft Handlungsspielräume. Die Einführung eines solchen Systems Bedarf jedoch einer sorgfältiger Ausgestaltung. Gern stehen wir Ihnen dabei beratend zur Seite.
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